Programa de Compliance para una empresa de distribución farmacéutica mayorista.

Las experiencias de compliance presentan casos reales de  programas de cumplimiento implementados en empresas y de los que destacamos aquellas cuestiones o características que en su elaboración han resultado más relevantes.

Contexto de la organización.

Área de trabajo. Abordamos el programa de prevención de delitos de una empresa del sector farmacéutico que opera en el mercado global. La compañía tiene por objeto la importación y exportación de medicamentos, siempre con sujeción a las estrictas normas de un mercado regulado que la protección de la salud exige. Sus proveedores son los laboratorios y sus comercializadoras. Su clientes finales son por lo general organismos públicos  que adquieren los medicamentos para su distribución a las farmacias y hospitales de sus respectivos países.

Ámbito de actuación. La empresa, constituida en España, desarrolla sus operaciones desde Madrid donde cuenta con oficinas y almacenes especializados sujetos a la normativa local. Desde aquí extiende su actividad por todo el mundo habiéndose especializado en la cooperación con países que por sus condiciones geoestratégicas son de difícil acceso para las grandes multinacionales.

Materiales previos. Trabajando la empresa en un mercado regulado como es el de los medicamentos sujeto a una fuerte normativización, la compañía había desarrollado de antemano un sistema bien organizado de control del cumplimiento normativo y de control interno.

La empresa había desarrollado previamente procedimientos adecuados para la organización y distribución de tareas, habiendo obtenido la certificación ISO 9.001.

Estos materiales nos permitieron abordar el trabajo de manera ordenada y apoyarnos en la labor del director de calidad para implementar con éxito un sistema de compliance penal.

Análisis de riesgos.

En un mercado enfocado directamente a la distribución y venta masiva de medicamentos, los riesgos de forma casi espontánea se presentarán relacionados con la forma en la que los productos son ofrecidos a los profesionales con capacidad de decidir a quién comprar. En un periodo de tiempo muy breve en España y en los países de nuestro entorno, han desaparecido antiguas prácticas de venta empleadas por los laboratorios como la de organizar un congreso de médicos con todos los gastos pagados en Laponia u otro destino exótico.

Las Directrices de la Unión Europea sobre Prácticas Correctas de Distribución de medicamentos para uso humano o los instrumentos de autorregulación del mercado como los Códigos de Buenas Prácticas de Farmaindustria, han desterrado en pocos años en occidente las conductas irregulares, pero los problemas persisten en los países en vías de desarrollo, en donde  es necesario contar con un adecuado sistema de prevención y saber combatir la corrupción.

Medidas de prevención.

Las empresas pueden verse sometidas a importantes tensiones al momento de afrontar la corrupción en países en los que la autoridad o funcionario espera un regalo o una buena recompensa por hacer su trabajo. Los intermediarios o terceras partes aparecerán tratando de justificar sus altas comisiones en forma de gastos necesarios de todo tipo. El programa de prevención de delitos debe hacer frente a estas cuestiones mediante el desarrollo de una auténtica cultura de cumplimiento que lo presida. Se hace imprescindible la formación del personal en cuestiones éticas y agilizar las vías de comunicación que permitan la comunicación de los conflictos de intereses o la denuncia de las irregularidades y conductas sospechosas.

Los empleados y muy especialmente aquellos que se dedican a las ventas deben contar con procedimientos claros y adecuados que les permitan hacer su trabajo sin poner en riesgo a la empresa. Desde el departamento financiero y desde la dirección se deben controlar adecuadamente los recursos económicos, conociendo en todo momento cómo y en qué son empleados.